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smart Archiv

Immer mehr Lieferanten gehen dazu über, ihre Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden – in der Regel per e-mail und angehängtem pdf. Gleichzeitig möchten immer mehr Rechnungsempfänger ihre empfangenen Papierbelege elektronisch archivieren und auf die Papierform vollständig verzichten.

Der vollständige Verzicht auf Papier ist nicht nur möglich, es macht auch Sinn. Aber Sie müssen unbedingt folgendes beachten, um nicht massive wirtschaftliche Schäden zu erleiden.

Der Vorsteuer-Abzug bei Lieferantenrechnungen kann und darf nur dann vorgenommen werden, wenn eine Original-Rechnung vorliegt. Für elektronisch empfangene Rechnungen bedeutet das, dass nur die elektronische Rechnung das Original ist. Die weit verbreitete Vorgehensweise, elektronisch empfangene Rechnungen auszudrucken und in Papierform abzulegen, führt dementsprechend dazu, dass kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden darf oder bereits abgezogene Vorsteuer an das Finanzamt zurück gezahlt werden muss.

Viele Dienstleister bieten an, die Eingangsrechnungen von Unternehmen elektronisch zu archivieren. Aber Vorsicht:

Die Finanzbehörden haben hohe Hürden an solche Archivsysteme gestellt. So muss zwingend gewährleistet sein:

  • Der Nachweis der Echtheit der Herkunft der Rechnung.
  • Der Nachweis der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung.
  • Der Nachweis, dass die Rechnung nicht verändert wurde.
  • Elektronisch empfangene Rechnungen müssen über die Dauer von mindestens 10 Jahren elektronisch gespeichert werden.
  • Die Archivierung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme entsprechen.

Um dies zu gewährleisten, verwenden wir ausschließlich ein zertifiziertes Archiv. Dies wird durch die Firma RAW/Kreuzau bereitgestellt, einem seit über 50 Jahren am Markt tätigen EDV-Dienstleister. Die Server stehen deshalb auch in Deutschland und unterliegen hiesigem Datenschutzrecht. 

Doch damit nicht genug: smart Faktura PLUS bietet die Möglichkeit, auch in Papierform empfangene Eingangsrechnungen nach den Regeln der Finanzbehörden elektronisch zu speichern. Der Papierbeleg, wird eingescannt, ins Archiv hochgeladen und verschlagwortet. Die Originalität des Belegs geht dann von der Papierform in die elektronische Form über. Dies aber nur deshalb, weil wir mit einem zertifizierten System arbeiten.

Der Start und das Arbeiten mit dem Archiv sind sehr einfach. Zunächst richtet der Anwender sich die gewünschten Ordner (Lieferscheine, Kostenrechnungen, SEPA-Mandaten, Verträgen etc.) mit den entsprechenden Feldern zur Verschlagwortung (Indexierung) ein.

Bei der Archivierung eines Papierbelegs, wird dieser eingescannt, ins Archiv hochgeladen und verschlagwortet. Ein elektronisch empfangener oder vorhandener Beleg wird nur ins Archiv ‚geschoben‘ und ebenfalls verschlagwortet. Die Schlagworte lassen sich dann zur Recherche und zusätzlich zur Datenausgabe (csv, xml) nutzen, um z.B. Ihrem Steuerberater die Daten zur Verbuchung zur Verfügung zu stellen.

Die archivierten Belege lassen sich mit allen Indizierungen der Indexdaten (csv-Datei) ausgeben. Diese Daten können in Fremdsysteme – z.B. bei Ihrem Steuerberater - für mögliche Weiterverarbeitungen importiert werden. Somit können Buchungen per Schnittstelle automatisiert werden. Es gibt keine Doppelerfassung. Gleichzeitig entfällt der körperliche Transport von Rechnungen.

Bei Interesse an Smart Archiv sollten Sie Kontakt mit uns aufnehmen. Wir beraten Sie gerne.


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